Qué es VeriFactu

VeriFactu es un sistema de facturación electrónica regulado por la Agencia Tributaria mediante el Real Decreto 1007/2023, que crea el Reglamento de Veri*FACTU. En esencia, es un mecanismo obligatorio que garantiza que cada factura que emites queda registrada de forma verificable, inmutable y trazable en los servidores de la Administración.

El sistema funciona sobre tres pilares técnicos:

• Hash encadenado: Cada factura se vincula criptográficamente con la anterior, formando una cadena inquerantable. Si alguien intenta modificar una factura antigua, se rompe la cadena y la Agencia Tributaria lo detecta inmediatamente.
• Código QR verificable: Cada factura contiene un código QR que permite a tu cliente (o a la Agencia) verificar que esa factura existe exactamente como la has registrado.
• Registro temporal inmutable: Los datos de cada factura se guardan en una base de datos centralizada con marca de tiempo certificada. No hay forma de alterarlos a posteriori.

Es importante entender que VeriFactu no es un software específico, sino un estándar que tu software de facturación debe cumplir. La Agencia Tributaria publica la lista oficial de aplicaciones certificadas que generan facturas compatibles.

¿A quién afecta?

Aquí viene el punto crucial: VeriFactu afecta a TODOS los autónomos y empresas que emiten facturas, sin excepciones basadas en el sector o el volumen de negocio. Esto incluye explícitamente a los psicólogos y psicólogas autónomos.

Es verdad que los servicios de psicología están exentos de IVA según el artículo 20.1.3º de la Ley del IVA. Pero esa exención de IVA no te exime de VeriFactu. Son dos cosas completamente diferentes:

• Exención de IVA: No tienes que cobrar ni repercutir IVA a tus pacientes.
• Obligación de VeriFactu: Tus facturas, aunque no lleven IVA, deben cumplir el nuevo estándar de facturación electrónica.

La razón es simple: la Agencia Tributaria quiere visibilidad total sobre los ingresos declarados, incluso cuando no haya IVA de por medio. Es una medida de control y lucha contra el fraude.

Qué cambia en tu facturación

Desde el punto de vista técnico, las facturas VeriFactu incluyen varios elementos nuevos que tu software debe generar automáticamente:

Elementos obligatorios en cada factura

• Hash encadenado con la anterior: Un código criptográfico que vincula esta factura con la número anterior que emitiste.
• Código QR verificable: Contiene datos resumidos de la factura que pueden ser validados contra el registro centralizado.
• Firma electrónica cualificada: Tu factura debe ser firmada digitalmente. Esto requiere un certificado digital válido (puede ser de persona física o empresa).
• Número de registro único: Cada factura se asigna un número de registro en el sistema VeriFactu de la Agencia Tributaria.
• Datos de trazabilidad: Información detallada sobre el emisor, receptor, fecha, hora exacta, importe, descripción del servicio, etc.

Cambios en tu flujo de trabajo

Lo más importante es que ya no puedes facturar manualmente ni usar herramientas genéricas. Tu software debe estar certificado por la Agencia Tributaria y cumplir las especificaciones técnicas publicadas en el BOE.

Esto significa que el software se encarga de:

• Generar el hash encadenado automáticamente
• Firmar la factura con tu certificado digital
• Crear el código QR
• Enviar los datos a la Agencia Tributaria en tiempo real (o en el plazo establecido)
• Mantener un registro inmutable en tu poder

Tú no haces nada de esto manualmente. El software lo gestiona detrás de escenas. Lo que sí debes hacer es configurar tu certificado digital y elegir un software certificado.

Sanciones por incumplimiento

La Agencia Tributaria toma VeriFactu muy en serio. Las sanciones son significativas:

Cómo afecta a los psicólogos autónomos en concreto

"Pero yo estoy exento de IVA, ¿me afecta?"

Sí. Completamente.

La exención de IVA en servicios de psicología es correcta y no cambia. Según la Ley del IVA, los psicólogos y psicólogas colegiados que cumplen ciertos requisitos no repercuten IVA a sus pacientes. Eso está perfectamente establecido.

Pero la obligación de VeriFactu es independiente e inevitable. La Agencia Tributaria quiere registrar:

• Quién presta el servicio (tú)
• A quién (tu paciente)
• Cuándo (fecha y hora exacta)
• Cuánto cobró (el importe)
• Qué servicio (sesión de psicoterapia, evaluación, etc.)

Aunque no haya IVA, la Administración necesita esa información para:

• Verificar que declares correctamente los ingresos en tu impuesto sobre la renta (IRPF)
• Detectar posibles fraudes o dobles cobros
• Mantener consistencia en los registros contables

Lo que NO cambia para ti

Seguirás emitiendo facturas sin IVA. El desglose será el mismo. Tus pacientes no verán ningún cambio sustancial, excepto que el código QR en la factura será nueva.

Lo que SÍ cambia

Ya no puedes facturar con Excel, Word, Google Docs o PDFs hechos a mano. Esos métodos no generan hash encadenado, QR verificable ni firma digital. Son métodos obsoletos desde el 1 de julio de 2027.

Necesitas un software que:

• Sea certificado por la Agencia Tributaria
• Genere automáticamente todos los elementos VeriFactu
• Te permita emitir facturas sin IVA pero con los datos tributarios correctos
• Entienda la facturación en el sector sanitario/psicológico

Si además quieres optimizar todo tu cobro y automatizar la gestión de pagos y bonos de sesiones, el software debería integrarse completamente con tu sistema de facturación.

Qué necesitas hacer antes de julio de 2027

Tienes 3 meses desde hoy (si es abril de 2026) para prepararte. Aquí está el plan de acción:

Fase 1: Verificación (este mes)

• Verifica tu software actual: ¿Estás usando Terapli, contaplus, Xero, facturación simple o algo custom? Consulta la lista oficial de la Agencia Tributaria para ver si está certificado. Si estás en proceso de montar tu consulta desde cero, elige desde el inicio una herramienta compatible.
• Obtén tu certificado digital (si no lo tienes): Necesitarás un certificado digital válido. Puedes solicitarlo a través de:
  • FNMT (Fábrica Nacional de Moneda y Timbre) - gratuito para persona física
  • Caixabank, Sabadell, BBVA o Banco Santander - algunos ofrecen certificados gratis a clientes
  El proceso toma 2-4 semanas, así que hazlo cuanto antes.

Fase 2: Migración (próximas 6 semanas)

• Si usas Excel/Word: Elige un software certificado e instálalo. Configura tus datos básicos (nombre, NIF, dirección, datos bancarios).
• Si ya usas software: Actualiza a la versión compatible con VeriFactu. Contacta con el proveedor para asegurar la migración sin perder histórico.
• Descarga tu histórico: Genera un backup de todas tus facturas previas a julio. Guárdalas en PDF y en papel (obligatorio mantenerlas 6 años).

Fase 3: Preparación técnica (últimas 2 semanas de junio)

• Configura tu certificado digital en el software (importa el archivo .p12 o similar que descargaste de FNMT).
• Prueba una factura de prueba: Genera una factura de prueba para ti mismo. Verifica que aparezca el QR y que puedas escanear el código.
• Verifica la integración con AEAT: El software debe conectar con los servidores de la Agencia. Algunos requieren pasos adicionales de autenticación.
• Forma a tu equipo (si lo tienes): Asegúrate de que cualquiera que vaya a emitir facturas entiende el nuevo flujo.

Cómo elegir un software de facturación adaptado a VeriFactu

Si aún estás en Excel o Word, es hora de elegir el software adecuado. Aquí están los criterios clave:

1. Certificación oficial

Consulta el listado oficial publicado por la Agencia Tributaria en su página web. El software debe estar explícitamente listado como compatible con VeriFactu. Si no está en la lista, no lo uses. Es tan simple como eso.

2. Generación automática de QR y hash

El software debe hacer todo automáticamente. No debería requerirte pasos manuales adicionales. Si tienes que hacer clic en 5 botones para generar el QR, es un mal signo.

3. Envío automático a AEAT

Algunos softwares generan facturas VeriFactu pero requieren que las envíes manualmente a la Agencia Tributaria. Esto es innecesario y arriesgado. El mejor software envía automáticamente en tiempo real.

4. Interfaz intuitiva

La tecnología detrás es compleja, pero la interfaz debe ser simple. No deberías necesitar un manual de 100 páginas para facturar a un paciente. Si es complicado, probablemente cometers errores.

5. Integración con tu gestión de consulta

Si ya estás usando un software para gestionar citas, expedientes de pacientes o cobros, lo ideal es que la facturación esté integrada. De lo contrario, terminarás duplicando trabajo: registrando la cita en un lugar y facturaándola en otro.

Ejemplo: Terapli

Terapli es una plataforma de gestión integral para psicólogos que incluye facturación con cumplimiento VeriFactu nativo. Lo que esto significa:

• Registras la sesión con el paciente en Terapli → se genera automáticamente una factura VeriFactu
• Si el paciente paga en Terapli → se crea la factura directamente desde ese pago
• Numeración secuencial automática, hash encadenado, QR y firma digital todo generado sin que tú hagas nada
• Los datos tributarios se sincronizan automáticamente (NIF, dirección, datos bancarios)
• Histórico completo de facturas, disponible para auditorías o consultas
• No necesitas Excel, Word, ni software adicional

Esto es lo opuesto a lo que sucede si estás usando tres herramientas diferentes: una para citas, otra para facturación y otra para contabilidad. Con Terapli, todo está unificado. Si además quieres gestionar bonos y cobros de forma automática, puedes consultar nuestra guía sobre cómo automatizar la gestión de pagos en tu consulta.

Errores frecuentes que debes evitar

Error 1: "Yo estoy exento de IVA, así que no me afecta"

Ya lo hemos dicho, pero merece repetición: la exención de IVA no te exime de VeriFactu. Son normas independientes. Simplemente no repercutes IVA, pero sí debes cumplir el registro electrónico.

Error 2: "Espero al último momento"

Algunos psicólogos piensan que pueden migrar el 30 de junio. Mala idea. Si esperas hasta el final, el soporte técnico estará saturado, habrá problemas con certificados digitales sin renovar, y cometerás errores de última hora que cuestan dinero.

Error 3: "Usar software genérico que no entiende facturación sanitaria"

Hay muchos softwares genéricos que cumplen VeriFactu, pero no están diseñados para profesionales sanitarios. Pueden tener problemas con:

• Servicios exentos de IVA (facturan siempre con IVA)
• Desglose de conceptos médicos/psicológicos
• Retenciones IRPF especiales para servicios sanitarios
• Documentación exigida por colegio profesional

Elige un software que entienda tu sector. Terapli, por ejemplo, es específico para psicólogos y entiende todos estos detalles.

Error 4: "No guardar copias del histórico"

Antes del 1 de julio, todas tus facturas están fuera de VeriFactu. Debes guardar copias en PDF, impreso y en archivo digital. La ley exige mantener facturas originales durante 6 años. Si no tienes backup y pierdes tu base de datos, estarás en problemas.

Error 5: "Asumir que el software lo hace todo"

El software automatiza casi todo, pero tú tienes responsabilidades:

• Mantener tu certificado digital actualizado y seguro
• Asegurar que los datos de la factura (paciente, importe, descripción) son correctos antes de emitirla
• Conservar las facturas originales según la ley
• Conocer la normativa sobre facturación en tu comunidad autónoma (puede haber reglas adicionales)